STUDI KASUS

ANALISA SISTEM BERJALAN

Poseder sistem berjalan

Perusahan bina sara indonesia adalah perusahaan dagang yang bergerak di bidang distributor penjualan elektronik ( TV, Kulkas, Kipas angin, radio dan lain-lain ), perusahaan ini menjual barang elektronik kepada customer secara tunai dengan nilai transaksi ≥ Rp. 50.0000.0000,- ( lima puluh juta rupiah ). Customer adalah badan usaha atau toko pengecer yang menjual produknya kepeda pelanggan secara perorangan. Pada prosedur sistem berjalan ini, customer pada saat memesan barang diharuskan melampiri dokumen PO terlebih dahulu, dan PO paling lama satu minggu untuk di konfirmasi pada customer. Maka untuk lebih jelasnya prosedur dari sistem berjalan adalah sebagai berikut:

a. Prosedur order penjualan

Setiap costemer dapat memesan barang datang langsung atau melalui faxsimile dengan menertakan dokumen PO yang diterima oleh bagian penjualan. Kemudian bagian penjualan berdasarkan PO, memeriksa pesana barang dengan menggunakan kartu stock, apabila stock barang ada maka di nilai penjualan dihitung dan dicatat kedalam faktur penjualan dibuat rangkap 4 ( empat ) yang di distribusikan ke kasir.

b. Prosedur pembayaran tunai

Setelah customer mendapat konfirmasi tentang pesanan pembelian disetujui, maka customer melakukan transaksi pembayaran melalui trasfer uang ke bank yang telah ditunjuk dengan bukti setoran. Berdasarkan bukti setoran, kasir membuka arsip penjualan yang dicocokkan dengan bukti setoran. Apabila sesuai dengan nilai penjualan maka dibuatkan kwitansi lunas, dan merekap nilai penjualan harian. Distribusi dokumen-dokumen berdasarkan nilai transaksi penjualan penjualan sebagai berikut : untuk kwitansi dan faktur penjualan di berikan kepada customer. Gudang mendapatkan tembusan pengeluaran barang dari kasir sesuai barang yang di pesan, dan copy faktur diberikan ke bagian penjualan.

c. Prosedur penyiapan barang kirim

Gudang setelah menerima tembusan pengeluaran barang, maka menyiapkan barang yang akan dikirim dengan mencatat barang keluar ke kartu gudang dan membuat dokumen surat keluar barang yang ditembuskan ke bagian penjualan.

d. Prosedur pengiriman barang

Bagian penjualan berdasarkan surat keluar barang, selanjutnya membuka arsip faktur penjualan untuk mencatat barang yang akan dikirim dan dicatat ke dokumen surat jalan untuk selanjutnya diserahkan kebagian pengiriman yang bertugas menirim barang ke customer.

e. Prosedur pembuatan laporan

Setiap akhir priode bagian penjualan membuat laporan penjualan bulanan berdasarkan rekap penjualan harian dan faktur penjualan. Dan laporan stock barang keluar berdasarkan kartu stock. Kedua laporan tersebut diberikan kepada manajer penjualan untuk proses evaluasi penjualan selama satu bulan.

			PURCHASE ORDER
PT. SUMBER JAYA
Jl. Sutopo 01
Tangerang					Kepada Yth :
					PT. BINA SARANA INDONESIA
					Jl. Ciledug Raya No108 cipulir
					jakarta selatan.
No. PO		: 20-01-234
Tgl. PO		: 27/01/06
Harap Sdr Kirim, Status Kondisi Barang : [ Biasa/segera/mendesak ]
No	Nama Barang	Merk	Jumlah Pesan	Harga Satuan	Total Bayar
1	Kipas Angin	Miyako	35	Rp. 150000	Rp. 5.250,000
2	Mesin Cuci	Denpo	25	Rp. 1350000	Rp. 33.750,000
3	Kulkas 1 Pintu	Panasonic	10	Rp. 1250000	Rp. 12.500,000
4	Kulkas 2 Pintu	Panasonic	18	Rp. 1850000	Rp. 33.300,000
5	TV 21` inc	LG	20	Rp. 1870000	Rp. 37.400,000
6	TV 14` inc	Polytron	15	Rp. 750000	Rp. 11.250,000
					Rudy
Nomer PO harap
" Saudara Cantumkan dalam Faktur dan Surat					Bag. Pembelian
Pengiriman."

Kamus Data Dokumen Masuk Barang Formulir Permintaan Pesanan

Nama Arus Data : Purchase Order

Alias : PO

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Customer – Proses 0.0

Proses 0.0 – Arsip PO

Penjelasan : Untuk Pesanan Penjualan Barang

Periode : Setiap Terjadi Pesanan Penjualan

Volume : Rata-rata perhari 20 Pesanan Penjualan

Struktur Data : Header + isi

Header : No_PO + Tgl_PO + Nama_Customer +

Alamat_Customer + Status_kondisi_Barang

No_PO : *Terdiri dari 9 digit*

Tgl_PO : Tgl + Bulan + Tahun

Status_Kond_Brg : [Biasa l Segera l Mendesak]

Isi : 1{Nama_Brg + Merk + Jumlah_Pesan +

Harga_Satuan + Total_Bayar}20