RANCANGAN SISTEM USULAN

A. Prosedur Order Penjualan

Setiap customer dapat memesan barang datang langsung atau melalui faximile dengan menyertakan dokumen PO yang diterima oleh bagian penjualan. Kemudian bagian penjualan berdasarkan PO, Mengecek jumlah pesanan dan status customer dengan stock barang yang berada di file barang dan status customer berdasarkan file customer. Apabila stock barang ada maka di lakukan proses pengentrian Transaksi nilai penjualan yang disimpan ke file faktur dan file isi faktur. Kemudian berdasarkan file faktur dan file isi_faktur dicetak ke dokumen Faktur penjualan ( 4 rangkap ) yang diberikan ke customer dan ke bagian Gudang.

B. Prosedur Pembayaran Tunai

Setelah Customer mendapat konfirmasi tentang pesanan pembelian disetujui, maka customer melakukan transaksi pembayaran melalui transfer uang ke bank yang ditunjuk dengan bukti setoran. Berdasarkan bukti setoran,

Bagian penjualan membuka transaksi pembayaran dengan membuka database penjualan ( file barang, file customer, file faktur dan file isi_faktur). Kemudian data pembayaran disimpan kedalam file bayar. Berdasarkan file bayar maka dilakukan pencetakan kwitansi ( dua rangkap).

Dokumen penjualan yang dihasilkan pada saat proses kedua ini didistribusikan ke beberapa bagian, yaitu sebagai berikut :

- Kwitansi Asli diberikan ke Customer.

- Copy Kwitansi diberikan ke Bagian Akunting.

C. Prosedur jurnal penjualan

Bagian penjualan melakukan proses up-date transaksi jurnal penjualan berdasarkan file bayar dan file perkiraan yang disimpan ke file jurnal.

D. Proses pengiriman barang

Bagian penjualan membuat dokumen surat jalan (SJ) berdasarkan database penjualan (file barang, file customer, file faktur dan file isi_faktur) yang disimpan dalam file SJ dan file isi_SJ. Dokumen SJ di berikan ke bagian pengiriman yang bertugas mengantar barang ke customer dan ke

Bagian Gudang sebagai buktibarang yang dikirim.

E. Proses pembuatan laporan

Setiap hari bagian penjualan membuat laporan penjualan harian dan kemudian pada akhir bulan, laporan bulanan dicetak sebagai dari rekapitulasi penjualan harian, dengan membuka filebarang, file customer, file faktur dan file isi_faktur. Dan pada setiap akhir bulan bagian penjualan juga membuat laporan penerimaan kas hasil penjualan tunai yang diserahkan ke

Bagian Akunting, laporan penerimaan kas ini dapat memanfaatkan file faktur dan file perkiraan serta file jurnal.

Spesifikasi Sistem Usulan

Bentuk dokumen masukan

Dokumen masukan yang digunakan pada sistem usulan adalah :

1. Purchase Order (PO)

2. Bukti Setoran (BKS)

3. Kartu Stok

a. Nama Dokumen : Purchase Order (PO)

Fungsi : Untuk melakukan pemesanan penjualan barang

Sumber : Customer

Tujuan : Bagian Penjualan

Media : Kertas cetakan

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap transaksi pemesanan penjualan barang

Elektronik

Bentuk :

Bentukan dokumen keluaran

Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Bentuk Spesifikasi dokumen-dokumen keluaran yang digunakan pada sistem usulan, dapat berupa:

1. Faktur Penjualan (FP)

2. Surat Jalan (SJ)

3. Laporan Penjualan Harian

4. Laporan Penjualan Bulanan

b. Nama dokumen : Faktur penjualan

Fungsi : Sebagai dokumen transaksi penjualan barang

Elektronik

Sumber : Bagian penjualan

Tujuan : - Customer

- Kasir

- Bagian Akunting

- Bagian Gudang

Media : Kertas cetakan

Jumlah : Empat lembar

Frekuensi : Setiap hari selama terjadi transaksi penjualan

Bentuk :

Kamus data sistem usulan

Pembuatan kamus data sistem usulan ini diambil dari rancangan dokumen masukan dan dokumen keluaran yang diusulkan.

Misalnya salah satu dokumen keluaran pada sistem usulan adalah dokumen laporan penerimaan dan pemakaian bahan baku. Maka kamus data dari dokumen keluaran sistem usulan tersebut, sebagai berikut:

Kamus data dokumen keluaran laporan penjualan bulanan

Nama Arus Data : Laporan penjualan bulanan

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen cetakan komputer

Arus Data : Proses 5.0 – manajer penjualan

Penjelasan : Laporan untuk mengetahui jumlah barang yang dijual kepada

Customer

Periode : Setiap Bulan

Volume : Rata-rata satu bulan sekali

Struktur Data : Header + Isi

Header = Bulan + Tgl_Laporan + No_Laporan

Tgl_Laporan = Tgl + Bln + Thn

No_laporan * Nomer urut laporan *

Isi = 1 { No_Faktur + Tgl_Faktur + Total_hrg + PPN + Total_pjn +

No_PO + Nm_Cust} 25

No_Faktur * 6 digit bertipe karakter*

Tgl_Faktur = Tgl + Bln + Thn

No_PO *6 digit bertipe karakter*

@No_Faktur